Zásady ochrany osobních údajů

Tyto zásady popisují, jak HrozaProduction, s.r.o. nakládá s osobními údaji při provozu digitální služby DJPortal. Doplňují obchodní podmínky, které samy o sobě zpracování osobních údajů neupravují.

1. Kdo údaje zpracovává

Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali. Nevykonáváme rozsáhlé systematické monitorování ani rozsáhlé zpracování zvláštních kategorií údajů, takže nám tato povinnost podle čl. 37 GDPR nevzniká. Ve všech věcech ochrany osobních údajů se obracejte na kontakt uvedený výše.

2. Ve dvou různých rolích

Pro srozumitelnost je důležité rozlišit dvě situace, ve kterých se v DJPortalu osobní údaje objevují:

• Jsme správcem u údajů, které se týkají samotného provozu služby vůči našim zákazníkům — tedy údajů DJů, žadatelů o profil, uživatelů administrace a návštěvníků našeho webu. O tomto zpracování rozhodujeme sami a popisují jej tyto zásady.
• Jsme zpracovatelem u údajů, které do služby vkládá DJ o svých vlastních klientech — snoubencích, objednatelích akcí, kontaktech v poptávkách a zakázkách. Správcem těchto údajů je příslušný DJ, který určuje účel a rozsah zpracování a odpovídá za informování svých klientů. My s nimi nakládáme jen podle jeho pokynů a podle zpracovatelské smlouvy podle čl. 28 GDPR.

Jste-li klientem některého DJe a chcete uplatnit svá práva k údajům vedeným v jeho CRM, obraťte se prosím přímo na něj. Rádi mu s vyřízením pomůžeme, ale sami o jeho datech nerozhodujeme.

3. Jaké údaje zpracováváme a proč

Žádost o založení DJ profilu

Zpracováváme jméno nebo název profilu, e-mail, telefon, zvolenou adresu profilu, zvolený tarif, text zprávy a záznam o uděleném souhlasu s obchodními podmínkami (verzi dokumentu, datum a čas a IP adresu). Účelem je posouzení žádosti, komunikace o ní a doložení, za jakých podmínek byla podána. Právním základem je jednání o smlouvě a plnění právních povinností při uzavírání smluv na dálku.

Vedení zákaznického účtu a poskytování služby

Zpracováváme identifikační a kontaktní údaje zákazníka a uživatelů jeho administrace, údaje o zvoleném tarifu, o trvání předplatného a o přijatých platbách, a dále provozní záznamy o přihlášení a o odeslané komunikaci. Účelem je poskytování služby, podpora a doložení průběhu smluvního vztahu. Právním základem je plnění smlouvy.

Fakturace a účetnictví

Zpracováváme fakturační údaje a údaje o platbách v rozsahu, který vyžadují daňové a účetní předpisy. Právním základem je plnění právní povinnosti.

Provoz a bezpečnost

Zpracováváme technické záznamy (IP adresa, typ prohlížeče, čas požadavku, chybové stavy) a zálohy. Účelem je zajištění dostupnosti, řešení incidentů a ochrana proti zneužití. Právním základem je náš oprávněný zájem na bezpečném a funkčním provozu služby.

Uplatňování a obrana právních nároků

Po dobu běhu promlčecích lhůt můžeme uchovávat smluvní dokumentaci, komunikaci a záznamy o souhlasech. Právním základem je oprávněný zájem na ochraně právních nároků.

4. Jak dlouho údaje uchováváme

• Neschválené a zamítnuté žádosti o profil: šest měsíců od vyřízení žádosti. Držíme je kvůli případným dotazům a opakovaným žádostem, pak je mažeme.
• Data placených funkcí po skončení placeného tarifu: šest měsíců, jak stanoví čl. 14.2 a 14.3 obchodních podmínek. Poté je bezpečně vymažeme nebo anonymizujeme a předem na to e-mailem upozorníme.
• Údaje bezplatné DJ vizitky: po dobu trvání bezplatného účtu.
• Po žádosti o úplné zrušení účtu: provozní data vymažeme nejpozději do 30 dnů, s výhradou nezbytných záloh a zákonných povinností.
• Účetní a daňové doklady: po dobu stanovenou právními předpisy.
• Záznamy o souhlasech a smluvní dokumentace: po dobu trvání smlouvy a následně po dobu promlčecích lhůt.

5. Komu údaje předáváme

Osobní údaje neprodáváme a nepředáváme je k marketingovým účelům třetích stran. Pro technický provoz služby využíváme tyto kategorie zpracovatelů:

• poskytovatel serverové infrastruktury a hostingu;
• poskytovatel e-mailové infrastruktury pro odesílání zpráv;
• registrátor a technický správce domén;
• poskytovatel infrastruktury pro doručování webových písem (dostává IP adresu návštěvníka, neukládá cookies);
• účetní a daňový poradce.

Se všemi zpracovateli máme uzavřenou smlouvu podle čl. 28 GDPR a jsou vázáni mlčenlivostí. Aktuální seznam konkrétních zpracovatelů vám na vyžádání zašleme na [email protected]. Údaje dále můžeme předat orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon.

V době účinnosti těchto zásad nepoužíváme platební bránu ani automatické inkaso; platby probíhají bankovním převodem.

6. Předávání mimo Evropskou unii

Osobní údaje zpracováváme na serverech umístěných v Evropské unii. Pokud by v budoucnu bylo nutné předat je do země mimo Evropský hospodářský prostor, proběhlo by to pouze na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně nebo na základě standardních smluvních doložek, a tyto zásady bychom předem aktualizovali.

7. Cookies

Na webu a v administraci používáme cookies nezbytné pro fungování služby — zejména pro udržení přihlášení a pro ochranu formulářů proti zneužití. Tyto cookies nelze vypnout, protože bez nich služba nefunguje, a nevyžadují souhlas.

Analytické, statistické ani marketingové cookies nepoužíváme a návštěvníky webu nesledujeme napříč jinými weby. Kdybychom je někdy nasadili, požádáme vás nejdřív o souhlas, který budete moci kdykoli odmítnout nebo odvolat, a doplníme je do těchto zásad.

8. Vaše práva

Ve vztahu k údajům, u kterých jsme správcem, máte právo:

• na přístup ke svým údajům a na kopii zpracovávaných údajů;
• na opravu nepřesných nebo neúplných údajů;
• na výmaz, jsou-li splněny podmínky podle čl. 17 GDPR;
• na omezení zpracování;
• na přenositelnost údajů zpracovávaných automatizovaně na základě smlouvy nebo souhlasu;
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
• odvolat udělený souhlas, aniž je dotčena zákonnost dosavadního zpracování.

Práva uplatníte na adrese [email protected] nebo písemně na adrese sídla. Vyřídíme je bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce; tuto lhůtu lze ve složitých případech prodloužit o další dva měsíce, o čemž vás budeme informovat. Abychom předešli vydání údajů nesprávné osobě, můžeme požádat o ověření totožnosti.

Máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7 – Holešovice, uoou.gov.cz.

9. Zda musíte údaje poskytnout

Poskytnutí údajů označených ve formulářích jako povinné je nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy; bez nich nemůžeme službu poskytnout. Ostatní údaje jsou dobrovolné.

10. Automatizované rozhodování

Nedochází k automatizovanému rozhodování ani profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo.

11. Změny těchto zásad

Zásady můžeme aktualizovat, zejména při změně rozsahu služby, použitých zpracovatelů nebo právních předpisů. Aktuální znění je vždy dostupné na této adrese; starší znění zůstávají dostupná v archivu verzí. O podstatných změnách zákazníky informujeme e-mailem nebo v účtu.